Anwenderdokumentation - Eingangsfakturen
Anwenderdokumentation - Eingangsfakturen (WORK IN PROGRESS)
1 Eingangsfakturen
Der komplette Prozess startet mit dem Erhalt des Eingangsbelegs (per Mail oder per Post).
Alle Belege müssen für die Bearbeitung im Fabular ins DMS übermittelt
werden.
1.1 Übermittlung der Belege ins DMS (Outlook Plug-in)
Übermittlung per E-Mail Plug in:
Im Outlook sollte das aktuelle Fabular Plugin installiert sein. Dieses findet man in der
Kopfleiste von Outlook.
In der neuesten Version unseres Plugins kann man schon einen Standard Archivtopf
und Dokumententyp vorauswählen.
Um ein Dokument ins DMS zu übermitteln, klickt man auf das Icon „An fabular
senden“. Sollte Absender und Empfänger erkannt werden wird der Beleg direkt
hochgeladen. Sollte das System keinen passenden Partner finden, kommt ein PopUp
um einen Partner auszuwählen. Hier hakt man den Absender ab und behält nur den
Empfänger.
Das Dokument findet man dann unter „nicht zugewiesene Dokumente“ (Achtung!
Aufgrund des Berechtigungskonzepts von Seiten Rabenhorst hat nicht jeder
Benutzer vollen Zugriff auf jeden Ordner. Es kann vorkommen das hochgeladene
Dokumente nicht ersichtlich sind -> hier bitte um Rückfrage bei der Kreditoren-Fibu
ob der Beleg angekommen ist.
Sobald die in unserem Beispiel hochgelandene Eingangsrechnung im DMS ersichtlich
ist, wird diese von den zuständigen Personen bearbeitet und indiziert. (siehe Kapitel
DMS – Eingangsrechnung bearbeiten)
1.2 Weitere Übermittlungsmethoden DMS
Neben präferierten Übermittlungsmethode über das Outlook Plug-in stehen noch
folgende Möglichkeiten zur Übermittlung zur Verfügung:
- Per E-Mail senden: Sollte das Hochladen des Dokuments per Plugin nicht
funktionieren, kann man es auch per E-Mail an DMS-fabular@rabenhorst.de senden - Per Scanner: Auf den Scannern gibt es ein Postfach für Einkauf, Export, FIBU,
GF, IT, Lieferpapiere, Logistik, Marketing, QS-WM, Vertrieb und Werk. Sobald
der entsprechende Ordner ausgewählt wurde wird das Dokument in den
entsprechenden Briefkorb zugeteilt und ist lt. Berechtigungskonzept dort
auffindbar. (Die Zuteilung am Scanner obliegt der Rabenhorst
Infrastrukturabteilung).
1.3 Weiterverarbeitung im DMS
Rechts oben unter dem Punkt „Verknüpfungen“ können 2 Funktionen aufgerufen
werden.
- Kontakt (KontaktSID-5173415) hier wird das Dokument dem richtigen Partner
zugeordnet und alle rechnungsrelevanten Daten eingetragen. - In neuem Tab öffnen: wenn man auf diesen Link klickt, wird das Dokument als
eigener Tab geöffnet, welchen man dann auf einem 2. Bildschirm verschieben
kann
Feldbeschreibung:
Im oberen Bereich werden die Eckdaten des Kontaktes angelegt.
Empfänger: für wen ist die Rechnung – im Regelfall: MAND Haus Rabenhorst
Absender: wer schickt die Rechnung – Lieferanten-Partner-Nummer (hier wird auch
schon die in den Partnerstammdaten angelegte UID Nummer angezeigt)
Archivtopf: wo gehört dieses Dokument hin (Zugriffseinschränkung über
Berechtigungskonzept)
Dokumententyp: Welche Art von Dokument wird hier bearbeitet
Workflow Dokumentenverwaltung – Feldbeschreibung
Dem Archivtopf & Dokumententyp sind entsprechende Workflows hinterlegt. Im
Beispielfall Eingangsrechnung wird hier automatisch der Workflow
„Dokumentenverwaltung“ ausgewählt.
Im Bereich des Fragebogens werden nun alle relevanten Daten von der Rechnung in
das System übernommen.
Mit dem Button Indizierung abschließen werden alle Daten gespeichert und der Beleg
in den Archivtopf/Dokumententyp verschoben. Auch wird das Flag „nicht
zugewiesene Dokumente“ entfernt. Ab sofort findet man den Beleg in der
„Erweiterten Suche“ – siehe Kapitel
Nach der Indizierung erscheint der Button „Weiter zur Kontierung“ hier wird der
Fakturierungsauftrag angelegt (diesen finden die User dann in der Regel in Ihren
Aufgabenlisten).
1.4 In Papierkorb verschieben
Sollte ein Dokument mehrmals in das DMS hochgeladen wird, haben wir zur
Sicherheit einen Validator eingebaut. Sollte der Absender, die Beleg-Nummer, das
Belegdatum und der Brutto/Netto-Betrag übereinstimmen kann der Kontakt nicht
weiterverarbeitet werden (Fakturierungsauftrag anlegen)
Um diesen Beleg aus der normalen Suche zu entfernen kann man ihn „Zu Papierkorb
verschieben“. Hier muss man nur auf den entsprechenden Button klicken und der
Beleg wird automatisch verschoben
1.5 Der Fakturierungsauftrag
Sobald ein Fakturierungsauftrag erstellt wurde wird dieser mit dem zugehörigem
Beleg in der Dokumentenverwaltung verknüpft.
Dies ist auch rechts in der Historie ersichtlich. Zuoberst findet man den Kontakt im
DMS und darunter den Fakturierungsauftrag.
Mit Klick auf die SID: Nummer im oberen Kästchen kann man in den Kontakt mit dem
Dokument springen.
Mit Klick auf das kleine Blatt Papier wird das Dokument als Tab geöffnet (Achtung!
Diesen kann man nicht verschieben)
Für eine schnelle Navigation zwischen den beiden Aufgaben habe wir den ForwardIcon neben dem Button Nachverfolgen eingeblendet. Hier springt man gleich wieder
in die letzte der angelegten Folgeaufgaben.
Die FIBU-Abteilung prüft zuerst, ob es schon einen entsprechenden
Leistungsnachweis bzw. Lieferschein gibt. Hierzu haben wir verschiedene
Abrechnungsschemen angelegt.
1.6 Abrechnungsschema - Eingangsrechnung (ER)
In den meisten Fällen bei Verarbeitung von Eingangsrechnungen wird eines der
beiden ER- Abrechnungsschemen verwendet.
ER-01 – Lagereingänge (mit Bestand) wird u.a. für Rohstoff-Einkäufe verwendet.
Bestandsgeführte Artikel (Artikel mit Lagerbestand) werden vorab zugebucht und
können hier zugeordnet werden
ER-02 – Leistungsnachweise (ohne Bestand) wird u.a. für Dienstleistungen und div.
Artikel ohne Lagerbestand (Büromaterial, div. Werkzeug, Verbrauchsmaterial)
verwendet.
- Welche Buchungsart angewendet werden muss, entscheidet der Artikel!
Unter Artikel Hauptdaten findet man die entsprechende Kennzeichnung
In unserem Beispielfall haben wir eine sonstige Beratungsleistungsleistung
eingekauft und verrechnet bekommen (siehe Rechnungsbeleg).
Daher wähle ich unter Eingangsrechnung (ER) das Abrechnungsschema ER-02
Leistungsnachweis (ohne Bestand) aus. Mittels Klick auf die mittlere Auswahl
„Faktura ohne Warenbewegung“ kann ich alle im System erfassten, noch nicht
abgerechneten Leistungsnachweise suchen und zuordnen.
1.7 Leistungsnachweise / Lieferscheine zuordnen
Nachdem ich Faktura ohne Warenbewegung ausgewählt habe, öffnet sich eine
Suchseite. Das Suchprofil nennt sich „Kontraktpositionen ohne Fakturenfreigabe
Datum“. Hier werden nur Positionen angezeigt, die noch nicht einer anderen
Rechnung zugeordnet sind und dadurch als offen erscheinen.
In dem Ergebnisbereich kann ich in den leeren Feldern unter den Überschriften nach
entsprechenden Angaben suchen.
Im Beispielfall nach einem Leistungsnachweis von „Test Testpartner Biofresh“
Die Suche bringt kein Ergebnis, auch wenn ich die Suchfelder „Partnernummer“ oder
Artikelnummer versuche, wird kein Ergebnis gefunden.
Das heißt es ist noch kein Leistungsnachweis angelegt.
1.8 Fakturierungsauftrag an zuständigen Mitarbeitenden zuweisen
Nach erfolgloser Suche wird der Fakturierungsauftrag direkt über den Fragebogen
an den/die Zuständige/n weitergeleitet.
Im Beispielfall an „Sibitz Andrea“
Zumeist wird von der FIBU schon direkt unter Anmerkung ein To DO angemerkt.
1.9 Aufgaben-Liste / Aufgabenstatus
Sobald der Fakturierungsauftrag zugewiesen wurde, erscheint eine entsprechende
Aufgabe in der Aufgaben-Liste. Die Aufgaben werden als
„Kontierung/Fakturierung“ angezeigt.
Hier findet man alle wichtigen Angaben.
- Partner: Welcher Partner wurde der Aufgabe zugeordnet (Lieferant)
- Ausf.Benutzer: Wer ist ab sofort zuständig
- Ausf.Gruppe: In welchem Arbeitsvorrat (meine Gruppe) wird die Aufgabe
angezeigt
- Ersteller: Wer hat diese Aufgabe angelegt (mittels Klick auf „Weiter zur
Kontierung)
- Letzter Benutzer: wer hat diese Aufgabe zuletzt Bearbeitet (mittels Klick auf
„Weitergabe an Zuständigen“
- Wie hier nun weiter vorzugehen ist wurde in der Anwenderdokumentation –
Allgemeiner Einkauf genau erklärt
Sobald der Leistungsnachweis zugeordnet wurde klickt man auf den blauen SpeichernButton und es erscheint die Aktivität „zum externen Verbuchen freigeben“. Somit ist
dieser Fall für die Einkaufsseite abgeschlossen, und die FIBU übernimmt.
Hier werden nun Abweichungen zu dem oben angegebenen „normalen“ Ablauf
beschrieben.
1.10 Budgetprüfung fehlgeschlagen
Sollte auf der von mir im EK-Kontrakt angegebenen Kombination von Artikel (=
Kostenart) und Kostenstelle nicht genügen Budget geplant sein, schlägt die
Budgetprüfung fehl
Hier muss nun eine Budget Umschichtung beantragt werden.
- ACHTUNG!! Zusätzliches Budget soll derzeit nicht beantragt werden. Hier wird
vom Controlling das geplante Budget richtig zugewiesen
In dem blauen PopUp stehen die genauen Informationen, wohin Budget umgeschichtet
werden muss. Diese Angaben können in dem Bereich „Umschichtung zu“ eingetragen
werden.
Wichtig ist, dass die Umschichtung an das Controlling zugewiesen werden muss.
Ansonsten verbleibt die Aufgabe immer noch in der Aufgaben-Liste vom Anleger.
Kann ich selbst nicht die nötigen Angaben machen, kann ich diese Umschichtung auch
direkt an einen Mitarbeiter (Bsp Abteilungsleiter) zuweisen. Hierzu muss ich oben bei
„Weiterleitung an Mitarbeiter“ den gewünschten Mitarbeiter auswählen und dann die
Aktivität „Mitarbeiter zuweisen“ ausführen
- Achtung erst wenn die Budget Umschichtung dem Controlling zugewiesen wird,
kann auch das notwendige Budget umgebucht werden!!
Wem diese Aufgabe gerade zugeteilt ist, sieht man an der Historie (rechts)
Vor dem „Controlling zuweisen“ beim Ersteller
An Mitarbeiter zuweisen
An Controlling zuweisen – erst jetzt kann Budget umgeschichtet werden
Sobald die Budgetumschichtung „Abgeschlossen“ wurde wird der Status der Bestellung
(diese befindet sich noch immer in der Aufgaben-Liste des Erstellers) auf Budget
angepasst umgestellt
Vor der abgeschlossenen Budgetprüfung
Nach der abgeschlossenen Budgetprüfung
Nun muss nochmal im EK-Kontrakt die Budgetprüfung durchgeführt werden, diese sollte
im Normalfall erfolgreich sein. Sollte diese noch immer Fehlschlagen muss eventuell der
zu bestellender Betrag angepasst werden.
- Achtung! Erst nach erfolgreicher Budgetprüfung kann der Beleg zur Freigabe
geschickt werden. Erst nach erfolgter Freigabe steht der EK-Kontrakt für die
Weiterverarbeitung (Leistungsnachweis anlegen, EK-Dispo mit
Zeitfensterbuchung anlegen) zur Verfügung
1.11 Zurück an die FiBu
Nach dem zuordnen meines Lagereingangs/Leistungsnachweis muss ich die
Zuordnung mit dem blauen Speicher Button bestätigen. Ist alles in Ordnung erscheint
„zur externen Verbuchung weitergeben“.
Sollte dies nicht erscheinen, mein Brutto und Nettobetrag aber mit dem
Rechnungsdokument übereinstimmen muss der Beleg zur Prüfung „Zurück an die
FiBu“
Hierfür gibt es eine eigene Aktivität.
Wichtig ist, dass man in das Anmerkungsfeld etwas hineinschreibt, damit die FiBu auch
weiß, was das Problem ist.
1.12Faktura ablehnen
Eine Faktura darf im fabular nur abgelehnt werden, wenn diese nicht verarbeitet
werden soll. Im konkreten Fall derzeit, wenn diese Rechnung über den Jobrouter
verarbeitet werden muss, oder die Rechnung inhaltlich nicht akzeptiert wird. Achtung
sollte eine Rechnung au inhaltlichen Gründen abgelehnt werden, muss unbedingt der
Lieferant kontaktiert und eine Gutschrift angefordert werden.
Hier soll acuh ein Grund für die Ablehnung eingetragen werden.
Fehler, die innerhalb von Fabular auftreten (falscher Lieferant/Partner, falscher
Steuersatz, falscher zugebuchter Artikel) sind kein Grund für eine Ablehnung. Hier
müssen die vorgelagerten Belege korrigiert werden (Einkauf) oder die DMS-Eintragung
korrigiert werden (zurück an FiBu).
1.13 Wert am Leistungsnachweis nachträglich korrigieren
Sollte der mittels Leistungsnachweis zugebuchte Wert nicht mit dem verrechneten
Betrag übereinstimmen (Bsp. Wiederkehrende Verträge), zusätzliche Versandkosten
etc. kann dieser direkt im Leistungsnachweis korrigiert werden.
Dazu muss man den Inhalt Faktura mit dem rechten Dreieck in der weißen Zeile öffnen.
Hier sieht man nun den verknüpften Leistungsnachweis (Kontrakt SID).
Sobald man auf die unterstrichenden Nummern klickt, springt man in den
Leistungsnachweis. Hier kann man unter Kontraktposition (F5) mittels Klicks auf die
Artkielbezeichnung die Positionsbearbeitung öffnen
Diese Änderungen müssen noch nachträglich bestätigt werden (Achtung – auch hier
startet nochmal eine Budgetprüfung)
Mit Klick auf den „Zurück“ Button kommt man wieder in den Fakturierungsauftrag
Mittels Klick auf das kleine Blattsymbol in der weißen Zeile können die
Leistungsnachweisdaten nochmal aktualisiert werden (Menge und Preis)
Achtung danach wieder auf den blauen „Speichern“ Button klicken um die Überprüfung
mit den DMS-Eingaben zu starten.
Sollte zB eine Kostenstelle, ein Steuerniveau oder anderes aktualisiert werden muss man
wie folgt vorgehen.
1.14 Geänderten Leistungsnachweis nochmals laden
Menge und Preis vom Leistungsnachweis können innerhalb der Faktura aktualisiert
werden. Alle anderen Änderungen (Kostenstelle, Steuer %, Konto, Artikel usw.)
müssen jedoch komplett neu zugeordnet werden.
Dafür muss man beim „Inhalt Faktura“ die entsprechende Zeile markieren (blauer
Haken) und rechts hinten auf das rote Papierkorb-Icon klicken
Die Änderung muss mit dem blauen Speicherbutton bestätigt werden.
Nun kann man unter „Faktura ohne Warenbewegung“ den nachträglich bearbeiteten
Leistungsnachweis nochmals zuordnen.
Nun sollten Änderungen von Kostenstelle, Steuer, UID-Nummer, Partner
übernommen werden.