Budgetprüfung
Budgetprüfung fehlgeschlagen
Sollte auf der von mir im EK-Kontrakt angegebenen Kombination von Artikel (= Kostenart) und Kostenstelle nicht genügen Budget geplant sein, schlägt die Budgetprüfung fehl
Hier muss nun eine Budget Umschichtung beantragt werden.
ACHTUNG!! Zusätzliches Budget soll derzeit nicht beantragt werden. Hier wird vom Controlling das geplante Budget richtig zugewiesen.
In dem blauen Pop-Up stehen die genauen Informationen, wohin Budget umgeschichtet werden muss. Diese Angaben können in dem Bereich „Umschichtung zu“ eingetragen werden.
Wichtig ist, dass die Umschichtung an das Controlling zugewiesen werden muss. Ansonsten verbleibt die Aufgabe immer noch in der Aufgaben-Liste vom Anleger.
Kann ich selbst nicht die nötigen Angaben machen, kann ich diese Umschichtung auch direkt an einen Mitarbeiter (Bsp Abteilungsleiter) zuweisen. Hierzu muss ich oben bei
„Weiterleitung an Mitarbeiter“ den gewünschten Mitarbeiter auswählen und dann die Aktivität „Mitarbeiter zuweisen“ ausführen
Achtung! Erst wenn die Budget Umschichtung dem Controlling zugewiesen wird, kann auch das notwendige Budget umgebucht werden!!
Wem diese Aufgabe gerade zugeteilt ist, sieht man an der Historie (rechts)
Vor dem „Controlling zuweisen“ beim Ersteller
An Mitarbeiter zuweisen (David Haas)
An Controlling zuweisen – erst jetzt kann Budget umgeschichtet werden
Sobald die Budgetumschichtung „Abgeschlossen“ wurde wird der Status der Bestellung
(diese befindet sich noch immer in der Aufgaben-Liste des Erstellers) auf Budget angepasst umgestellt.
Vor der abgeschlossenen Budgetprüfung
Nach der abgeschlossenen Budgetprüfung
Nun muss nochmal im EK-Kontrakt die Budgetprüfung durchgeführt werden, diese sollte im Normalfall erfolgreich sein. Sollte diese noch immer Fehlschlagen muss eventuell der zu bestellender Betrag angepasst werden.
Achtung! Erst nach erfolgreicher Budgetprüfung kann der Beleg zur Freigabe geschickt werden. Erst nach erfolgter Freigabe steht der EK-Kontrakt für die
Weiterverarbeitung (Leistungsnachweis anlegen, EK-Dispo mit Zeitfensterbuchung anlegen) zur Verfügung